Het beheersen van de inkoop

Als het reductieproces is afgelopen komt de fase van het operationeel maken van de inkoop. Dit proces is op te delen in twee delen; het operationele en het strategische deel.
Voor een aantal van de te verrichten werkzaamheden zijn expertise en hulpmiddelen belangrijk voor de kwaliteit van het inkoopproces. Veel van onze cliënten ontberen terecht deze expertise en hulpmiddelen. Vandaar dat de Contractbeheer module een oplossing geeft voor het management van de inkooprelatie en de daar aan gekoppelde kosten. Deze module verzorgt die zaken die efficienter en effectiever door het nCie kunnen worden verricht.

Blijvend scherp inkopen, Verbruiksbeheersing, Pro-activiteit, Conflictbeheersing, Managementinzicht en Werkdrukvermindering zijn de sleutelwoorden bij Contractbeheer.

De 'Controlefunctie'.

Het kwaliteitsniveau
Dat veel leveranciers hun kwaliteitsnivau gebruiken om hun margeschommelingen op te vangen is een frequent voorkomend iets. Dit gebeurt meestal bij die cliënten die deskundigheid missen of te druk zijn om zich hierover zorgen te maken. Wij gaan er van uit dat dit een strategie is die de leverancier voor zijn eigen rekening neemt maar die beslist niet bij onze cliënten mag voorkomen.

De factuur
Niet alle facturen zijn simpel te controleren en niet alle facturen die u ontvangt zijn correct. Niet iedere leveranciersadministratie weet uw afspraken met betrekkingen tot kortingen en prijzen altijd correct te verwerken. Helaas ontbreekt het onze cliënten vaak aan de tijd (en soms de software) om deze controles continue te verrichten. Logisch dat een sluitende controle vaak in de praktijk niet haalbaar is en hier en daar teveel betaald wordt.

Het verbruik
Als uw verbruik om onverklaarbare reden plotseling verandert moet dit tijdig geconstateerd worden. Immers als er sprake is van lekkage, storing van apparatuur of een kapotte meter moet dit zo snel mogelijk ontdekt en verholpen worden.

Het recht
Welke rechten had u ook alweer afgesproken in de overeenkomst? Zijn die rechten nog wel valide en zo niet wat levert het op als we die rechten opgeven? Allemaal vragen die horen bij een wakker beheer van uw contractuele relaties.

De opties
In de meeste situaties is het verstandig om uw opties open te houden. Het moment van activeren van die opties hangt vaak af van de ontwikkelingen in het speelveld. Presteert uw leverancier nog wel marktconform of zijn er partijen die al veel beter passen bij de eisen en wensen. Om deze vragen te kunnen beantwoorden moet men continue op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in de markt.

De 'Regelfunctie'

Conflictbehandeling.
Natuurlijk wordt er gestreefd naar het vermijden van conflicten. duidelijkheid en goede afspraken zijn hier debet aan. Helaas kan het voorkomen dat u het niet met het standpunt van uw leverancier eens bent. Belangrijk is om in de aanbestedingsfase al een aantal punten duidelijk af te spreken. Mochten er dan nog conflicten zijn dan is het gemakkelijk als u niet alleen staat en een deskundige voor u aan het werk gaat om de gerezen onenigheid naar een goed einde te brengen.

Crediteringen.
Fouten maken is menselijk en ondanks heldere afspraken kan er wel eens iets mis gaan. Op dat moment is belangrijk dat, op een door de leverancier als professioneel gepercipieerde wijze, uw belang wordt behartigd. De schade zal gekwantificeerd moeten worden en er zal bepaald moeten worden hoeveel eventueel terugvorderbaar is.

Contacten.
Contact met de leverancier, buiten de dagelijkse bestelcontacten om, is belangrijk voor een blijvende kwaliteitslevering. Op strategisch niveau met de leveranciers afspraken maken en zaken evalueren, zorgt voor een beter wederzijds begrip en voor een relatie waarin proactiviteit kan groeien. Ook in de inkoop is het belangrijk om de contacten warm en de opties open te houden.

De 'Zorgfunctie'

Inzicht.
Goed inkopen vereist inzicht in het verleden en de toekomst. Het monitoren van inkopen kan ook waardevol inzicht geven in de prestatie ten opzichte van het verleden of ten opzichte van andere bedrijven. In een zeer simpele managementrapportage geven wij u die inzichten die u nodig heeft om samen met ons alert te reageren op veranderende situaties.

Verbruiksbeheersing.
Naast het, door een goed inzicht in gebruiksexcessen, beheersen van het verbruik dat ten laste van de organisatie komt kan ook een aanzienlijk vermindering verkregen worden doordat wij aan kunnen geven welke kosten aan wie zouden moeten worden doorbelast. Bijvoorbeeld: Voor mobiele telecommunicatie zou u kunnen kiezen om alle gesprekken in het weekeinde en/of alle DATA verkeer en/of alle gesprekken tussen 18:00 en 08:00 aan privé door te belasten.

Kostenallocatie
Van de dan nog overblijvende kosten ten laste van de organisatie kunnen wij aangeven welke afdelingen zouden moeten worden belast met de kosten.

Zoals u ziet controleren, regelen en verzorgen wij die zaken waar specialisatie zijn duidelijke meerwaarde heeft. De opbrengsten van het contractbeheer laten zich gemakkelijk raden. Naast de 5 tot 15% lagere kosten is ook een verminderde werkdruk een duidelijk voordeel. De kosten van contractbeheer bedragen ongeveer tussen de 1.2% en 7.5% van de omzet in diezelfde kostensoort per jaar. De uiteindelijke hoogte van dit percentage is natuurlijk afhankelijk van de kostensoort en het aantal kostensoorten dat binnen de module contractbeheer valt.

© 2001-2012